Bedrijfsprocessen automatiseren, hoe doe je dat?

Praktische tips om te starten

Klinkt niet echt sexy hè, bedrijfsprocessen automatiseren? Niemand gaat even lekker zitten om de processen te automatiseren toch? Maar er zitten elke dag wel mensen data in Excelletjes te kloppen, heen en weer te mailen, ingevulde formulieren over te typen of in te scannen, en via de telefoon naar mensen te luisteren om vervolgens in te typen wat daar gezegd is. Daar wordt heel veel tijd en energie in gestoken.

Bedenk eens hoe je bedrijf eruit zou zien als al die moeite gestoken kan worden in doen waar je écht goed in bent: je klanten blij maken, mensen helpen, innoveren, onderzoeken, noem iets.

Het probleem is dat je al die processen niet zomaar kunt stoppen of omgooien. Het is immers essentieel voor jouw bedrijfsvoering. Plus dat je misschien al bezig bent (geweest) om zoveel mogelijk automatisch en digitaal te doen. Heb je nog een paar systemen waar dat gewoon niet mee lukt? Dat kan bijvoorbeeld komen omdat die zo gebouwd zijn dat je de juiste data er niet (automatisch) uit krijgt of omdat ze niet meer onderhouden worden. Het kan ook dat de relatie met die leverancier niet echt meer op een samenwerking lijkt, of omdat bepaalde taken misschien een beetje onzichtbaar geworden zijn in jouw organisatie. Mensen blijven nu eenmaal dingen doen omdat ze altijd al zo gedaan worden. Dat voelt lekker vertrouwd.

De eerste stappen

Waar begin je dan? Een goede eerste stap is om te kijken naar wat er nu nog allemaal handmatig gebeurt. Schrijf van de belangrijkste dingen die je doet, kort en bondig op hoe ze worden uitgevoerd. Dit geeft je waarschijnlijk al direct inzicht in welke zaken nog een automatiseringsstap kunnen gebruiken. Het begroeten van je klanten of het persoonlijk contact kan en hoef je echt niet weg te automatiseren. Maar je kunt wel een app of tool gebruiken die je herinnert aan een bepaalde taken die je nog moet uitvoeren.
 

De belangrijkste kandidaten

Als je een analyse hebt gemaakt van welke processen allemaal wat meer efficiëntie of automatisering kunnen gebruiken, ga dan niet meteen alles aanpakken. Beschrijf per proces hoeveel pijn het in je organisatie doet als je het op deze manier blijft doen. Pijn kan breed zijn: is het een vervelende en frustrerende taak, kost het geld of omzet als het niet goed wordt gedaan, duurt het gewoon veel te lang of worden je klanten er minder blij van? Op deze manier komen er vanzelf wat processen bovendrijven die je echt dit kwartaal nog aan moet gaan pakken.
 

Makkelijke dingen eerst

Nu ben je ergens! Om dit een succes te laten worden, hoef je niet te beginnen met het meest complexe te automatiseren van wat je net hebt geconcludeerd aan de hand van je analyse. Dat is moeilijk en kost veel te veel tijd. Begin met simpele taken die makkelijk te automatiseren zijn. En vraag ook de mensen die deze taken uitvoeren om met je mee te denken. Het zijn tenslotte hun werkzaamheden waarop jij grote impact gaat maken. De meest waardevolle feedback krijg je dus van die collega's.
 

Laat je niet tegenhouden!

Dat is ook het moment dat je van jezelf en van anderen geen 'nee' mag accepteren. Er zijn natuurlijk 100 redenen te bedenken om niet verder te gaan. Kijk goed, dan zul je zien dat je ook uit dat oude softwaresysteem wél data kunt halen om beter de toekomst in te kunnen kijken. Of dat je ook met wat trucjes wél kunt regelen dat die papieren formulieren zo vroeg mogelijk worden vervangen door iets digitaals. Denk in oplossingen, want er blijkt altijd wel iets mogelijk. Blijf dus doorvragen tot je een 'ja' hoort. En praat hier over met mensen die er verstand van hebben, binnen of buiten je organisatie. Dat leidt vaak tot verfrissende inzichten.

Wat levert dit nou op?

Zodra je hiermee aan de slag bent gegaan en de eerste processen staan, zul je direct zien en merken dat je meer tijd overhoudt voor leuke dingen. Ineens kunnen mensen zich veel meer bezighouden met waar ze goed in zijn en waar ze blij van worden. Bovendien heb je veel meer inzicht in je data. Met slimme monitoring en dashboarding kun je veel meer grip houden op jouw belangrijkste KPI's, waar deze processen aan ten grondslag liggen.

Praktische voorbeelden

Om je te inspireren, een paar voorbeelden van wat bedrijfprocessen die je kunt automatiseren.

Heb je ergens nog formulieren die met de hand zijn ingevuld? Dat kan slimmer. Gebeurt dat al digitaal, maar heb je deze nu in een online tool zitten die los staat van je andere systemen? Dan zit vast nog iemand die data te synchroniseren. Dat kan dus ook automatisch.

Nemen er nog mensen de telefoon op om informatie aan je klanten te geven? Waarom kunnen ze dat nog niet online inzien, of krijgen ze daar met e-mail of push een update van wanneer het voor hen relevant is?

Misschien nemen mensen wel telefonisch bestellingen aan en gaan daarbij wel eens dingen mis. Dan heb je een prima startpunt om te kijken naar hoe je een deel van deze datastroom, want dat is het uiteindelijk, digitaal kunt maken.

Vrijblijvend sparren over de beste stap voor jou organisatie?

Heb je nu helemaal scherp welke processen echt nog pijn doen, maar is niet duidelijk wat er allemaal technisch mogelijk is? Dan helpt het om met mensen te praten die hier dagelijks mee te maken hebben en niet binnen de kaders van jouw organisatie denken, maar de digitale wereld wel heel goed begrijpen.

Juist in deze tijd is een digitale kop koffie zo geregeld, dus als je eens een klankbord wilt hebben over hoe jij je organisatie digitaler kan maken.

Mail me gerust of meld je aan voor ons Digitale Spreekuur!